في حين لا يمكن لبرمجية إكسل أن تكون بديلاً لنظام إدارة الموارد البشرية الأساسي؛ إلا أنها أداة رائعة لأغراض تتبع شؤون الموظفين اليومية، وإعداد تقارير مخصصة للموارد البشرية.
واستخدام دوال ووظائف إكسل سيساعدك على إتمام الكثير من مهامك المتكررة كمسؤول شؤون موظفين، ويزيح عنك عبء جمع البيانات وتحليلها يدوياً. إليك جميع المهارات التي ستحتاجها لتستخدم إكسل في مهام الموارد البشرية.
دور إكسل في تبسيط مهام مسؤولي الموارد البشرية
هناك عدّة مهام يقوم بها مسؤولو الموارد البشرية ولبرمجية إكسل دور بارز في جعلها أكثر سهولة ودقة، منها:
-
إدارة البيانات المركزية
يعمل إكسل الموارد البشرية على تخزين وإدارة بيانات الموارد البشرية بشكل مركزي؛ ليسهل الوصول بسهولة إلى معلومات الموظفين. إذ يمكن لمسؤول الموارد البشرية إنشاء جداول بيانات مفصلة لكل موظف، تحتوي على معلوماته الأساسية، مثل: المعلومات الشخصية، وسجل الوظائف، وتقييم الأداء.
تسهل قاعدة البيانات هذه عملية استرجاع البيانات، وتضمن توفر جميع المعلومات ذات الصلة بسهولة عند الحاجة إليها.
-
تتبع عملية التوظيف وتنظيم المتقدمين للوظائف
تجعل قواعد بيانات إكسل الديناميكية تتبع التوظيف ومتابعة المرشحين للوظائف أكثر كفاءة وسهولة؛ من خلال إمكانية الفرز والتصفية، للوصول السريع إلى المرشحين المؤهلين، بينما يساعد التنسيق الشرطي في معرفة حالة كل متقدم.
-
الحسابات والصيغ الآلية
يمكن من خلال تعلم الصيغ والدوال القوية في إكسل القيام بأتمتة الحسابات، مما يقلل من احتمالية حدوث أخطاء يدوية في المهام مثل حسابات الرواتب أو استحقاقات الإجازات. ومن خلال إعداد الصيغ المناسبة، يمكن لموظف الموارد البشرية تبسيط عملية إجراء الحسابات الروتينية، وتوفير الوقت وضمان الدقة.
-
التقارير والتحليلات المخصصة
تمكن الجداول المحورية مسؤولي الموارد البشرية من إنشاء تقارير مخصصة مصممة لتلبية احتياجات محددة؛ حيث تساعد أدوات التحليل مثل “تحليل ماذا إذا” و”مدير السيناريو” في التنبؤ بالنتائج والتخطيط لسيناريوهات الموارد البشرية المختلفة، مما يساهم في اتخاذ قرارات مبنية على بيانات منطقية. كما توفر هذه الأدوات للموارد البشرية المرونة في تحليل البيانات من وجهات نظر مختلفة.
-
التصور البياني
تعمل أدوات الرسم البياني في إكسل للموارد البشرية على تحويل البيانات الخام إلى أشكال مرئية، تجعل من السهل على مسؤولي الموارد البشرية تحديد الأنماط وقياس النسب وتقديم صورة موجزة عن البيانات المهمة، ومن الأمثلة على تلك الأشكال: المخططات الشريطية، والقطاعات الدائرية، والرسوم البيانية.
-
توحيد المستندات والقوالب
يمكن لموظفي الموارد البشرية استخدام إكسل لإنشاء قوالب لمستندات الموارد البشرية المختلفة، مما يضمن تناسقها مع محتوى العروض والعقود وتقييمات الأداء، وتوفير الوقت، وطرح العمل بشكل احترافي.
-
الميزانية وتخطيط الموارد
يساعد تعلم وظائف جداول البيانات في إكسل متخصصي الموارد البشرية في إنشاء ميزانيات للرواتب والمزايا ونفقات التدريب. ومن خلال استخدام جداول البيانات سهلة التحديث، يمكنهم التخطيط لتخصيص الموارد، مما يساعد المؤسسة على إدارة التكاليف بشكل فعال وضمان استخدام الموارد بكفاءة.
-
التحقق من صحة البيانات والحد من الأخطاء
يسمح إكسل لمسؤولي الموارد البشرية بإعداد قواعد للتحقق من صحة البيانات، لضمان أن المعلومات المدخلة تلبي معايير محددة، ويساعد هذا في الحفاظ على دقة البيانات، ويقلل من الأخطاء الناجمة عن إدخال البيانات غير الصحيح أو غير المتناسق.
دوال إكسل الرئيسية لمهام الموارد البشرية
-
العمل مع التواريخ
يعلم مبرمجو إكسل مدى أهمية تضمين التواريخ في حسابات وتقارير الكثير من القطاعات، ومنها الموارد البشرية، لذا قاموا بتوفير وظائف مخصصة لتسهيل التعامل مع التواريخ في جداول البيانات، حيث يحتوي إكسل على العديد من الطرق لتخزين ومقارنة وحساب التواريخ والأوقات، ومع ستة عشر تنسيقاً نمطياً وخيارات تنسيق متخصصة، يمكنك اختيار ما يناسب طبيعة تقريرك ويتماشى مع حاجات بياناته. وفيما يلي أهم تلك الوظائف والدوال:
وظيفة TODAY()
يمكن لوظيفة TODAY عرض التاريخ والوقت الحاليين بعد سحبهما كبيانات من جهاز الكمبيوتر الخاص بك، وتحديث أوراق العمل تلقائياً كلما تم فتحها أو تغييرها، كما أن هذه الوظيفة مفيدة لحساب المقاييس مثل عمر الموظف أو وقت الخدمة، حيث لا توجد نهاية محددة للفترة المعنية.
إيجاد الفرق بين تاريخين
يوفر إكسل دوال كثير لإيجاد الفرق بين تاريخين، ويعتمد اختيارك من بينها على احتياجاتك، وهي كما يلي:
– دالة DATEDIF
تحسب الفرق بين تاريخين بالسنوات أو الأشهر أو الأيام.
– دالة DAYS360
تحسب عدد الأيام بين تاريخين على افتراض أن السنة تتكون من 360 يوماً.
– دالة YEARFRAC
تحسب الفرق بين تاريخين بالسنوات وكسور السنوات.
– دالة NETWORKDAYS
تحسب عدد أيام العمل بين تاريخين، باستثناء العطلات.
-
-
تنسيق الجداول
-
يعد تنسيق الجدول المناسب ضرورياً لتحليل البيانات بشكل متناسب ودقيق، ويجب أن يحتوي كل جدول على مفتاح أساسي، وعادة ما يكون معرّف الموظف أحد هذه المفاتيح في جداول الموارد البشرية. تسهل وظيفة التنسيق كجدول في إكسل إنشاء الجداول والتحكم بها، بالإضافة إلى سلامة البيانات وتبسيط البحث في البيانات لاحقاً.
-
-
تصفية البيانات
-
تتيح لك خاصية تصفية الخيارات من إكسل غربلة مجموعات البيانات الكبيرة بسرعة وكفاءة. على سبيل المثال، يمكن أن تساعد التصفية حسب الحالة في عرض تقييم أداء الموظفين وتحديد التقييمات التي تحتاج إلى متابعة.
-
-
العمل مع الجداول المحورية
-
تُعد الجداول المحورية واحدة من أقوى أدوات إكسل وأكثرهم أهمية لمسؤولي الموارد البشرية. فهي تمكنهم من إنشاء تقارير موجزة ديناميكية، تسمح لهم بتصنيف البيانات وتلخيص المعلومات واقتراح الأفكار بسرعة. كما تعد الجداول المحورية مفيدة لإنشاء تقارير حول معدل دوران الموظفين، وأسباب إنهاء خدمتهم، ومقاييس الموارد البشرية الرئيسية الأخرى.
كيف أحترف إكسل؟
توفر برمجية إكسل لمسؤولي الموارد البشرية مجموعة أدوات متعددة الاستخدامات لإتمام المهام بكفاءة، وهي أداة قوية بالفعل؛ تمكنك من إطلاق العنان لإمكانات لا حصر لها من خلال التعلم المستمر والبقاء على اطلاع بالميزات والوظائف الجديدة التي تصدرها البرمجية. ومن خلال إتقان أهم 40 دالة ومعادلة في إكسل، يمكنك كواحد من مسؤولي الموارد البشرية تعزيز كفاءة عملك واتخاذ قرارات أكثر دقة في مجالك، والمساهمة بشكل أكثر فعالية في مؤسستك.