احتراف برنامج إكسل للمحاسبين: دوال ومعادلات محاسبية مفيدة

بفضل وظائفه القوية وميزاته القابلة للتخصيص وأدوات تحليل البيانات التي يوفرها، أصبح برنامج إكسل الصديق المقرّب للمحاسبين حول العالم. بل وغدا إتقان الوظائف والمعادلات الرئيسية الخاصة به، من المهارات الأساسية التي يتم تقييم خبرة المحاسب ومهارته بناءً عليها.

سنعرّفك في هذا المقال على الأسباب التي تجعل برنامج إكسل أداة محاسبية ضرورية، وأهم الدوال التي يجب عليك إتقان استخدامها خلال عملك المحاسبي، وكيف يمكنك احتراف هذا البرمجية العبقرية!

 

لم على المحاسبين تعلّم استخدام إكسل؟

تتمثل الأهمية الكبيرة لبرنامج إكسل عند المحاسبين في العمليات المؤتمتة والمعادلات الحسابية الضخمة التي يمكنهم القيام بها وإنهاؤها في وقت قياسي من خلاله، إلى جانب العديد من الفوائد الأخرى، ومنها:

• تسهيل تسجيل المعاملات

يمكن تسجيل المعاملات اليومية بواسطة إكسل، بما في ذلك الدخل والنفقات والأنشطة المالية المختلفة؛ بغرض تسهيل التتبع والتصنيف وتحليل البيانات مستقبلاً.

• إلغاء الحاجة إلى الحسابات اليدوية

يتميز إكسل بمكتبة ضخمة من المعادلات والدوال الجاهزة، والتي تلغي بدورها الحاجة إلى الحسابات اليدوية. حيث يقوم إكسل بأتمتة المعادلات الحسابية الأساسية والحسابات المالية المعقدة، مثل: صافي القيمة الحالية (NPV) ومعدل العائد الداخلي (IRR)، وغيرها.

• تحليل البيانات وإعداد التقارير

تتيح قدرات الفرز والتصفية في برنامج إكسل إمكانية استخراج المعلومات المؤكدة من البيانات الخام؛ إذ يمكن للمحاسبين تنظيم البيانات استنادًا إلى معايير محددة، مما يسمح لهم بإجراء تحليل دقيق لها باستخدام أدوات التحليل من إكسل. وتعمل الجداول المحورية التي يوفرها إكسل على جرد مجموعات البيانات الكبيرة ضمن تنسيق موجز لتسهيل كتابة تقارير واضحة فيها.

• إعداد الميزانية والتوقعات

يسمح برنامج إكسل للمحاسبين بإنشاء ميزانيات شاملة، وتحديد الدخل والنفقات المتوقعة. ومن خلال تكامل البيانات وتزامنها، يمكن للمحاسبين تعديل الميزانيات بشكل ديناميكي وبناء توقعات للتنبؤ بالاتجاهات المالية المستقبلية.

• أتمتة المهام المحاسبية المتكررة

يمكن أتمتة المهام المتكررة بمساعدة وحدات الماكرو، وهي سلسلة من الأوامر المسجلة مسبقًا. تتيح هذه الميزة تبسيط العمليات، مثل إنشاء تقارير موحدة أو تنسيق البيانات المالية، بنقرة واحدة فقط.

كما يمكنك تبسيط المهام المتكررة باستخدام قوالب إكسل. على سبيل المثال، يمكنك إعداد مهام متكررة في مخطط جانت (Gantt Chart) لإدارة الجداول الزمنية للمشروع بكفاءة.

• التحقق من صحة البيانات

تتيح أدوات التحقق من صحة البيانات في إكسل إمكانية تحديد معايير محددة لإدخال البيانات، مما يقلل من نسبة الأخطاء والتناقضات.

• التصور البياني للبيانات

يمكن للمحاسبين تحويل البيانات الرقمية إلى مخططات ورسوم بيانية جذابة بصرياً؛ بفضل مجموعة إكسل الشاملة من المخططات، مما يسمح لهم بعرض التقارير بصورة مبسّطة ويمكن فهمها للأشخاص المعنيين، والذين قد يصعب عليهم فهم جداول البيانات والحسابات والأرقام المعقدة التي على المحاسبين التعامل معها.

 

أهم دوال إكسل للمحاسبين

فيما يلي قائمة بأهم دوال برمجية إكسل للمحاسبين:

• SUM

SUM هي دالة أساسية في برمجية إكسل، فهي تسمح للمحاسبين بجمع الأرقام داخل الصفوف أو الأعمدة مهما كان عددها كبيراً خلال أجزاء من الثانية، وبدقة لا تضاهى.

• AVERAGE

تحسب دالة AVERAGE معدّل ​​مجموعة من الأرقام، وهذا مفيد جداً عند حساب متوسط تقريبي للأرباح السنوية للشركة، أو متوسط تكاليف الكهرباء، وغيرها.

• COUNT وCOUNTA

تحسب الدالة COUNT عدد الخلايا التي تحتوي على أرقام، بينما تحسب الدالة COUNTA جميع الخلايا غير الفارغة. وتساعد هذه الدوال المحاسبين على تقييم عدد الإدخالات في مجموعة البيانات بسرعة.

• ROUND وROUNDUP/ROUNDDOWN

غالبًا ما يكون تقريب الأرقام في التقارير المالية الدقيقة ضروريًاً لتجنب الأرقام والفواصل الكثيرة التي قد تشوش الرؤية وتجعل فهم البيانات صعباً، لذا توفر الدوالROUND وROUNDUP وROUNDDOWN القدرة على التحكم في كيفية عرض الأرقام بتقريبها إلى أقرب أعداد صحيحة.

• VLOOKUP وHLOOKUP

تُستخدم هاتان الدالتان للبحث عن البيانات في جداول البيانات الكبيرة. تبحث VLOOKUP عن قيمة في العمود الأول من الجدول وتعيد قيمة في نفس الصف من عمود آخر، بينما تفعل HLOOKUP نفس الشيء ولكنها تبحث عبر الصفوف.

• IF وIFs

تسمح العبارات الشرطية مثل IF وIFs للمحاسبين بإضافة المنطق على بياناتهم، مثل تصنيف النفقات بناءً على الحدود، أو تحديد ما إذا كان الدفع متأخراً أم لا.

• SUMIF وSUMIFS

تُعد هاتان الدالتان أداتان قويتان لجمع الأرقام بناءً على الشروط التي يرغب فيها المستخدم؛ حيث تجمع SUMIF البيانات التي ينطبق عليها شرط واحد، بينما تتعامل SUMIFS مع البيانات التي يجب أن ينطبق عليها عدّة شروط.

• INDEX وMATCH

توفر الدالتان INDEX وMATCH مرونة أكبر من VLOOKUP في عملية البحث عن قيم محددة في جداول إكسل؛ أي أنها تسمح بالقيام بعمليات بحث معقدة عن البيانات التي لا يمكن لدالة VLOOKUP التعامل معها بكفاءة.

 

معادلات إكسل الأساسية للمحاسبين

هناك عدد لا متناهي من المعادلات المالية التي يمكن لإكسل إتمامها بأجزاء من الثانية، وفيما يلي بعضٌ منها:

• حساب قسط الإهلاك

وهذا يتضمن:

– حساب الإهلاك الخطي المستقيم باستخدام SLN

– حساب إهلاك الرصيد المتناقص باستخدام DB

– حساب إهلاك الرصيد المتناقص المزدوج باستخدام DDB

– حساب إهلاك مجموع السنوات بأرقام باستخدام SYD

– حساب الإهلاك المتناقص المتغير للرصيد باستخدام VDB

• استهلاك القرض

تعتبر الدوال PMT وIPMT وPPMT في إكسل؛ الأهم في حساب أقساط القروض والفائدة على النحو الآتي:

– PPMT

تحسب الدفعة الأصلية لفترة محددة.

– IPMT

تحسب جزء الفائدة من الدفع.

• تحليل التعادل

يمكنك إجراء تحليل التعادل باستخدام الصيغة: إجمالي الإيرادات / (سعر البيع لكل وحدة – التكلفة المتغيرة لكل وحدة). ويمكن استخدام ميزة “البحث عن الهدف” في برنامج إكسل للعثور على نقطة التعادل، ويمكنك إنشاء مخطط لنقطة التعادل بواسطة جدول المبيعات.

• توقعات التدفق النقدي

يمكن إيجاد توقعات التدفق النقدي باستخدام صيغ تربط بين تبويبات إكسل متعددة. وتكون صيغة حساب التدفق النقدي المتوقع على النحو الآتي: التدفق النقدي المتوقع = التدفقات النقدية الواردة المتوقعة – التدفقات النقدية الصادرة المتوقعة.

 

تعلّم المزيد عن برمجية إكسل

إتقان برنامج إكسل هو رحلة مستمرة؛ خاصةً مع التحديثات المستمرة التي يقوم بها مطورو هذه البرمجية الرائعة. ومتابعتك آخر التحديثات إلى جانب التحاقك بدورات شاملة مختصة في برمجية إكسل، والتي تغطي كل شيء من الوظائف الأساسية إلى تقنيات إدارة البيانات المتقدمة، سيساعدك على صقل مهاراتك وتسهيل مهامك المحاسبية اليومية، وجعل المعادلات المالية المعقدة موطن إبداعك!