لطالما كانت البيانات موجودة في عالمنا، ولطالما كانت جداول بيانات برمجية إكسل هي الأداة المفضلة للجميع في إدارتها، فهذه البرمجية الرائعة قوية بشكل لا يصدق في تبسيط المهام وتحسين كفاءة العمل عليها. وعلى الرغم من اعتماد إكسل على مهارات مستخدميه في طلب الأوامر يدوياً، إلا أنه يوفر العديد من خيارات الأتمتة التي بمقدورها أن تسرّع الكثير من العمليات الحسابية والوظائفية المتكررة. لذا.. سنساعدك خلال هذا المقال على احتراف أتمتة مهام إكسل!
فوائد أتمتة مهام إكسل
توفر أتمتة مهام إكسل العديد من المزايا:
- توفير الوقت
- تقليل الأخطاء
- إتاحة الفرصة للتعامل مع بيانات بكميات ضخمة
- تناسق عرض البيانات والجداول
- خفض التكاليف على المؤسسة ككل
وحدات الماكرو ونصوص VBA
وحدات الماكرو
وحدات الماكرو هي طريقة بسيطة وفعالة لأتمتة المهام المتكررة في إكسل؛ فهي تسمح لك بتسجيل النقرات والإجراءات وتشغيلها بأمر واحد. على سبيل المثال، إذا كنت تضيف بيانات بشكل متكرر بنفس التنسيق، فيمكنك استخدام ماكرو لأتمتة العملية، مما يوفر الوقت ويقلل الأخطاء.
ولاستخدام وحدات الماكرو، قم بتنشيط علامة التبويب “المطور” في إكسل، ومن هناك يمكنك تسجيل مهامك وتنفيذها حسب رغبتك، وبذلك سيكون من السهل إدخال البيانات وتنسيقها وإعداد التقارير.
برامج VBA
تعتبر برامج Visual Basic for Applications (VBA) طريقة متقدمة لأتمتة إكسل، و VBA هي لغة البرمجة التي يستند إليها إكسل، والتي تمكن المستخدمين من كتابة برامج نصية مخصصة لمهام معقدة. وباستخدام VBA، يمكنك إنشاء تقارير آلية ومعالجة مجموعات بيانات كبيرة وتبسيط سير العمل اليدوي. وعلى الرغم من أن الأمر يتطلب بعض المهارات الفنية، إلا أن تعلم استخدام برامج VBA من إكسل سيوفر عليك الكثير من الوقت في أداء المهام.
الوظائف الإضافية لبرنامج إكسل
الوظائف الإضافية لبرنامج إكسل هي عبارة عن ملحقات تعمل على تحسين الميزات المضمنة للبرنامج أو إضافة أدوات جديدة تماماً إلى جداول البيانات الخاصة بك. وتعمل العديد من الوظائف الإضافية على أتمتة العمليات مثل إدخال البيانات وإعداد التقارير والتحليل، مما يجعلها رفيقك الدائم في العمل. وفيما يلي بعض الأمثلة على وظائف إكسل الإضافية التي يمكنها أتمتة المهام:
– إكسل Power Tools
تمكنك من دمج البيانات من مصادر متعددة وتحليلها عبر جداول مختلفة، مما يقلل من المجهود اليدوي الذي يتطلبه القيام بذلك.
– أدوات ASAP
أتمتة عملية تنظيف البيانات وتنسيقها، مثل حذف الصفوف الفارغة أو تحويل التواريخ.
– مجموعة AbleBits Ultimate Suite for إكسل
أتمتة أكثر من 300 مهمة إكسل، بما في ذلك دمج الجداول وإزالة الدوال والإدخالات المتكررة.
– Unito
أداة إدارة سير العمل بدون تعليمات، وهي برمجية تعمل على أتمتة تصدير البيانات والتكامل مع منصات أخرى مثل Asana وGoogle Sheets.
التحقق من صحة البيانات
ويضمن إكسل هذا من خلال:
– أتمتة إدخال البيانات وضمان الدقة
قواعد التحقق من صحة البيانات في إكسل هي طريقة ممتازة لأتمتة وتعزيز دقة البيانات؛ من خلال تعيين قواعد محددة للبيانات التي يمكن إدخالها في خلايا معينة، وبذلك يمكنك منع الإدخالات غير الصحيحة، والحفاظ على تناسق جداول البيانات.
– التطبيقات العملية
على سبيل المثال، إذا كان فريقك يدخل معلومات اتصال العملاء بشكل متكرر، فيمكنك إعداد قواعد التحقق للسماح بإدخال عناوين البريد الإلكتروني أو أرقام الهواتف الصالحة فقط. وبالتالي، يمنع حدوث أخطاء في الإدخال، ويضمن دقة بيانات تقاريرك.
التنسيق باستخدام قواعد التحقق
يمكن لقواعد التحقق فرض تنسيق محدد للتواريخ والنصوص والأرقام. ويمكنك من خلالها تحديد ما إذا كان يجب ظهور التواريخ بتنسيق يوم/شهر/سنة أو شهر/يوم/سنة، أو طلب استخدام أحرف كبيرة في حقول نصية معينة. وهذا يلغي الحاجة إلى تصحيح البيانات يدوياً.
أتمتة إعداد التقارير من خلال الجداول المحورية والرسوم البيانية
يمكنك اعتبار الجداول المحورية والرسوم البيانية في إكسل أدوات أساسية لأتمتة تحليل البيانات وإعداد التقارير؛ إذ أنك وباستخدام الجداول المحورية، ستكون قادراً على تلخيص البيانات بسرعة من مصادر متعددة وتنظيمها وتقديمها بتنسيق واضح وموجز.
أتمتة الرسوم البيانية
يمكن لمجموعة واسعة من الرسوم البيانية في إكسل، بما في ذلك الرسوم البيانية الشريطية والرسوم البيانية الخطية والقطاعات الدائرية، أن تساعد في تصور البيانات بتنسيق سهل الفهم. ومن خلال أتمتة عملية تحديث هذه الرسوم البيانية، يمكنك توفير الوقت وضمان تحديث تقاريرك بشكل دقيق.
أتمتة العمليات الروبوتية (RPA)
تعمل أدوات أتمتة العمليات الروبوتية (RPA) على أتمتة المهام عن طريق محاكاة العمليات التي يقوم بها البشر، مثل نقرات الماوس وإدخالات لوحة المفاتيح. ويمكن لهذه الروبوتات تنفيذ مهام إكسل مثل إدخال البيانات وإعداد التقارير والتكامل مع أدوات أخرى، وتتضمن أمثلة منصات أتمتة العمليات الروبوتية التي تعمل مع إكسل ما يلي:
- منصة أتمتة الأعمال UiPath
- Automation Anywhere
- SS&C Blue Prism
- TruBot
وعلى الرغم من أن أدوات أتمتة العمليات الروبوتية قوية، إلا أنها تتطلب معرفة فنية لتنفيذها وصيانتها.
أدوات أتمتة أخرى
هناك المزيد من القدرات التي يمنحك إياها إكسل لتختصر الوقت الذي تحتاجه للقيام بالمهام المتكررة، ومن الأدوات التي ستستمتع في استخدامها:
- Zapier
- Workato
- Power Automate
كيف أحترف أتمتة المهام باستخدام إكسل؟
لتحترف أتمتة مهام العمل في إكسل وتكون الأمهر في أداء عملك، لا بد وأن تبحث على مصادر موثوقة يمكنك الاعتماد عليها لاكتساب خبرة عملية، وليس فقط خبرة نظرية يمكن نسيانها نتيجة عدم تطبيقها أو توظيفها. لذا ننصحك بالالتحاق بدورات مبسّطة ومتخصصة في إكسل، تشرح كيفية استخدام البرمجية بشكل مفصّل، وتنتقل بك من المستويات الأولى فالمتوسطة ثم المتقدمة، حتى تتمكن من بناء الخبرة في استخدام الدوال والوظائف الأساسية وتوظيفها لاحقاً في المهارات المتقدمة كأتمتة المهام واستخدام المعادلات المعقدة والجداول المحورية وغيرها.